Debit Note trong mua bán hàng hóa quốc tế - Công ty nhập khẩu hàng hoá quốc tế

Debit Note là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa.

Khái niệm

Debit Note – giấy báo nợ được sử dụng trong giao dịch logistics xuất nhập khẩu để điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn. Chứng từ này được bên mua hàng xuất ra và chuyển đến cho bên bán khi trả lại hàng hóa vay mua.

Bên cạnh đó, người trong ngành còn hiểu rằng debit note giống như một giấy tờ kiểm chứng tỷ lệ hoa hồng mà công ty bắt buộc phải trả cho đại lý. Thậm chí Debit Note còn được ví như giấy báo nợ, trong đó 1 bản dùng để gửi cho khách, bản còn lại là công ty sẽ giữ.

Debit note có vai trò quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập hàng, khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ nghiệm thu tiền dựa trên chứng từ này.

Ý nghĩa

Dùng để sử dụng trong giao dịch giữa các doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc là để nhắc các khoản tiền sắp đến hạn.

Các giao dịch này thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng khi người bán giao hàng cho người mua nhưng chưa nhận được thanh toán của đơn hàng.

Đối với hàng hóa được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân sẽ đi kèm cùng với mặt hàng trả lại và lý do trả lại.

Điều kiện xuất Debit Note

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhà đại lý sẽ chọn Debit Note, nó xuất hiện trong mục “HBL Details Add”. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải thêm vào những khoản phải thu khác. Sau khi kết thúc chứng từ dưới dạng file doc, bạn phải chuyển ngay cho các đại lý để họ nhận và làm thủ tục shipping.

Đặc điểm Debit Note

– Thường được dùng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng.

– Được ví như chứng từ xác nhận tỷ lệ phần trăm hoa hồng mà doanh nghiệp đã trả cho đại lý. Chứng từ này sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ và bản còn lại khách hàng sẽ giữ.

– Debit note có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, ngay khi hàng đến bến, phía đại lý sẽ thực hiện thanh toán tiền bằng những số liệu được ghi nhận trên chứng từ này.

Vì Giấy báo nợ cũng có dạng thư nên trong nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được dùng để cảnh báo với người mua về những khoản nợ sắp đáo hạn.

Các dạng của Debit note

Ngoài ra một số giấy báo nợ có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp. Và đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Trong trường hợp này giấy báo nợ có hữu ích khi người bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay kiểm lại. Bên cạnh đó bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách giải quyết nợ. Ví dụ như thông tin liên hệ có liên quan chẳng hạn.

Những câu hỏi về Debit Note

Đây có phải giấy đòi nợ không?

Draft BL được coi là bản vận đơn phác thảo. Và chúng thường được gửi cho bên kế toán của hãng tàu chở hàng. Sau khi nhân viên kế toán của hãng tàu nhận được mail này có nghĩa là họ đang bị yêu cầu gửi Debit Note.

Đây có phải là chứng từ bắt buộc không?

Không phải tất cả các doanh nghiệp chọn gửi Debit Note cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh theo tiêu chuẩn. Và Debit Note sử dụng theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ. Điều này nhằm để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.

Điều kiện xuất Debit Note là gì?

Nhà đại lý sẽ chọn Debit Note trong quá trình làm thủ tục khai báo hải quan. Khi đó nó xuất hiện trong mục “HBL Details Add”. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải thêm vào những mục khoản phải thu khác. Sau khi kết thúc chứng từ dưới dạng file doc thì phải chuyển ngay cho các đại lý để họ nhận và làm thủ tục giao hàng.

CÔNG TY CỔ PHẦN INTERLINK
Địa chỉ: 47 Điện Biên Phủ, phường Đa Kao, quận 1, TP.HCM.
Website: www.interlink.com.vn
Hotline: 0937 48 18 98
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/interlinkcompany
Google maps: https://goo.gl/maps/BV8WTj1Xb7brg56W7