Hướng Dẫn Quy Trình Nhập Khẩu Một Lô Hàng Từ Nước Ngoài Về Việt Nam

Để tự nhập khẩu hàng hóa, hay thậm chí chỉ một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam, trước tiên bạn phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Trưởng hợp chưa có giấy phép, bạn có thể thông qua các công ty dịch vụ nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ hải quan, Đại lý Hải quan tại Việt Nam … để ký hợp đồng nhập khẩu mặt hàng đó từ nước ngoài về Việt Nam.

Nếu tự nhập khẩu hàng hóa, bạn cần tìm được nguồn hàng, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đó ở nước ngoài, rồi ký kết Hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức Thanh toán quốc tế cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể giao nhận hàng.

Sau đây là Hướng dẫn cụ thể, chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình thủ tục nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam:

Bước 1 – Khảo giá, tìm doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu hàng hóa

Khảo giá mặt hàng cần nhập khẩu về Việt Nam một cách kỹ lưỡng, tham khảo nhiều nguồn thông tin khác nhau, thị trường khác nhau. Mặt khác bạn cũng phải tìm hiểu kỹ doanh nghiệp ở nước ngoài sẽ đứng ra ký kết hợp đồng với bạn để có thể nhập hàng hóa đó về Việt Nam. Do là hàng hóa nhập khẩu nên đây là bước quan trọng nhất đảm bản an toàn, giảm thiểu mọi rủi ro nếu bạn hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài lớn, uy tín, kinh nghiệm lâu năm.

Sau khi quyết định loại hàng hóa cần nhập khẩu và lựa chọn được doanh nghiệp uy tín, bước tiếp theo bạn cần gửi Đơn đặt hàng (Order Sheet), thường bằng email hoặc các hình thức online khác. Trong Đơn đặt hàng – Order Sheet, bạn cần có ghi rõ các nội dung sau, nhưng đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán:

– Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người bán hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người mua hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã…)
– Điều kiện và cách thức thanh toán

Khi đặt hàng bạn nên yêu cầu người bán hàng ở nước ngoài gửi luôn Proma Invoice vì có thể dùng Proma Invoice để chuyển tiền ở ngân hàng được (Tùy từng điều kiện thanh toán).

Bước 2- Ký hợp đồng, xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam

Về nội dung hợp đồng bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tham khảo mẫu chi tiết, cập nhật mới nhất trên mạng. Vì đây là hợp đồng giao thương với nước ngoài nên bạn cần chi tiết, đầy đủ và ràng buộc về tính pháp lý chặt chẽ nhất.

Theo kinh nghiệm, để đảm bảo an toàn nhất cho hàng nhập khẩu và đề phòng mọi phát sinh có thể khiến bạn gặp khó khăn sau này, bạn nên lưu ý đặc biệt các chi tiết sau:
– Tên hàng hóa nhập khẩu, số lượng, tổng tiền: Bạn lưu ý các thông tin này phải khớp với invoice, packing list, BL để tránh .các rắc rối khi làm các thủ tục thông quan sau này
– Bạn cần lưu ý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu vì sẽ gặp trở ngại khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng này.
– Điều khoản và phương thức thanh toán cần chi tiết, cụ thể nhất có thể để tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này.

Theo thông lệ, DN mua hàng (bạn) và bán hàng (ở nước ngoài) đều có thể tự book trực tiếp ngày giờ vận chuyển hàng về Việt Nam với hãng tàu biển hoặc hãng hàng không mà bạn lựa chọn. Nếu chưa có kinh nghiệm nhập khẩu hàng hóa bạn nên để cho đối tác hỗ trợ bạn trong việc book tàu vận chuyển hàng về Việt Nam. Tuy nhiên, lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp mới tự nhập khẩu hàng hóa là nên thông qua các công ty dịch vụ (forwarder, logistics) tại Việt Nam để đảm bảo hàng được vận chuyển door – to – door và bạn không phải lo lắng hay mất công sức gì ngoài một khoản phí dịch vụ không đáng kể so với giá trị hàng hóa.

Trong trường hợp vẫn chưa hiểu rõ bạn đừng ngần ngại gọi ngay Interlink – Đơn vị có kinh nghiệm hơn 16 năm xử lý các thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam để được tư vấn & giải đáp miễn phí .

Bước 3 – Đóng gói hàng hóa, giao hàng tại cảng biển hoặc sân bay

Là doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa, bạn cần theo dõi sát sao quá trình nhà xuất khẩu ở nước ngoài đóng hàng và giao hàng tại cảng như thời gian đóng gói hàng, khi nào đóng gói, chi phí bao nhiêu, vận chuyển từ nhà máy đến cảng trong bao lâu chi phí thế nào… Việc theo dõi này có thể thực hiện thông qua các trang web mà hai bên thống nhất với nhau hoặc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại, email và các hình thức khác.

Khi có đầy đủ những thông tin này bạn có thể làm căn cứ để tính toán cho những lô hàng hóa nhập khẩu sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ nhập những lô hàng gấp.

Bước 4 – Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, hàng không

Dù lô hàng của bạn vận chuyển về Việt Nam bằng đường biển hay đường hàng không, bạn cũng nên chú ý các điểm sau:
– Tên hãng vận tải, số liên lạc, có trang web theo dõi đường đi lịch trình của hàng hóa không
– Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
– Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
– Thời gian muộn nhất giao hàng là khi nào?
– Ngày đi/ngày đến
– Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
– Cảng đi/cảng đến

– Trong trường hợp hàng bị hư hỏng thì có được bồi thường không, thực hiện như thế nào?

Bước 5 – Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng nhập khẩu hàng hóa giữa hai bên.

Trong thanh toán quốc tế thì bạn cần chuẩn bị chứng từ đúng theo những gì ở trong hợp đồng đã nêu rõ. Lấy ví dụ trong hợp đồng nói điều khoản thanh toán toàn bộ 100% sau khi nhận được bản copy của BL, invoice, packing list thì bạn phải có đầy đủ giấy tờ…

Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice.

Thường dùng phương thức L/C hoặc T/T, trong đó L/C an toàn cho cả bên bán và bên mua. Cách thực hiện như sau: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C bên bán sẽ tiến hành giao hàng theo quy định Hợp đồng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C thì buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
– Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoicce)
– Phiếu đóng gói (Packing List)
– Hợp đồng ngoại thương (Contract)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O)
– Các chứng từ khác

Bước 6 – Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa

Về trình tự, thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa, thường có 5 bước cơ bản sau:

-Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

-Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)

-Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

-Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

-Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan

Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau, nhưng thông thường khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa cần những giấy tờ và chứng từ sau:
– Hợp đồng (Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Danh sách hàng hóa (Packing list)
– Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO)
– Kiểm dịch thực vật Phytosan
– Certificate of analysis
– Health certificate
– Certificate of free sale

– Công bố chất lượng
– Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

Bước 7. Trình tự nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam

– Trước khi hàng về đến Việt Nam, dù đi bằng đường không hay đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu bạn đến nhận hàng.
– Mang các chứng từ cần thiết đến gặp hãng vận tải để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng các chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ v.v.. để ra gặp Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này bên bán sẽ gửi cho bạn (trực tiếp hoặc qua ngân hàng) trước khi hàng về 1 thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ.
– Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa của bạn xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O không, nếu đúng thì bạn có thể giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó.

Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
a. Cảng nhận hàng từ tàu:
– Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;
– Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng
– Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;
– Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L;
– Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet;
– Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L;
– Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
b. Cảng giao hàng cho chủ hàng:
– Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận D/O. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;
– Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;
– Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;
– Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng;
– Chủ hàng làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.

Ðối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng
Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm… thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, D/O. Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên.

Ðối với hàng nhập bằng container
a. Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
– Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang Bill of Lading gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
– Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá 9 chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;
– Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
– Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
b. Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.

*Bài viết về trình tự, thủ tục nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam có tham khảo và sử dụng tài liệu của ngành Hải quan, một số trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu, thông tin trên Internet và các đồng nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

*Trong trường hợp vẫn chưa hiểu rõ bạn đừng ngần ngại gọi ngay  Hotline của Interlink để được tư vấn miễn phí. 

CHÚC BẠN MAY MẮN VÀ THÀNH CÔNG TRONG CHUYẾN HÀNG NHẬP KHẨU ĐẦU TIÊN!