
Booking note hay còn được gọi là Việc lưu khoang/ Giấy lưu cước là chứng từ được hãng tàu phát hành cho shipper khi đặt lịch vận tải. Tùy theo điều kiện mua bán trong Incoterm 2020 bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê tài.
Để có được booking Note từ hãng tàu shipper phải đặt chỗ với hãng tàu thông qua việc Booking, chủ hàng có thể tự làm hoặc thông qua Forwarder để đặt chỗ.
Thuật ngữ thông dụng trong Booking note
Closing time – giờ cắt máng
Là hạn chót và Doanh nghiệp cần bàn giao hàng hóa cho cảng để xếp lên tàu.
VGM cut-off time
VGM (Verified Gross Mass) là chứng từ dùng để xác nhận khối lượng tổng (Gross Weight) của 1 container vận chuyển đi quốc tế. Còn Cut-off time là cách gọi khác của closing time.
Vậy VGM cut-off time là hạn chót để nộp phiếu VGM cho hàng hóa. Vì theo quy định SOLAS (Công ước quốc tế về an toàn sinh mệnh trên biển): hàng hóa trước khi tiến hành xếp lên tàu bắt buộc phải có xác nhận về khối lượng để đảm bảo an toàn cho hành trình.
Shipping Instruction cut-off time
Là thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển được gọi tắt là SI. Nó được gọi tắt là SI và hãng tàu yêu cầu shipper gửi SI nhằm dựa vào đó để thực hiện phát hành vận đơn.
3 bước lấy Booking note
Bước 1: Sau khi đã chốt lịch thì chủ hàng hoặc công ty forwarder sẽ gửi yêu cầu lấy Booking note bao gồm toàn bộ thông tin quan trọng của lô hàng như: Thông tin cảng đi và cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự định đi (ETD), yêu cầu việc việc chỗ cấp container rỗng, hạ container và free time cảng đi, cảng đến…
Bước 2: Hãng tàu tiến hành kiểm tra chỗ và gửi Booking Confirmation đến cho chủ hàng hoặc là cho forwarder.
Bước 3: Sau khi chủ hàng cùng hãng tàu nhất trí thì chỉ việc lấy container rỗng về đóng hàng là hoàn thành
Thông tin có trong Booking note
- Số booking – Booking no.
- Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển.
- Tên tàu, số chuyến – Vessel name, Voy no.
- Thời gian tàu chạy/ tàu cập cảng dự kiến – ETD/ETA
- Thông tin về hàng hóa (số kiện, khối lượng hàng) và container (số lượng, chủng loại)
- Thông tin cảng xếp, cảng dỡ hàng và cảng chuyển tải/transit (nếu có)
- Địa điểm depot lấy vỏ container rỗng và địa điểm hạ container đối với hàng nguyên cont (FCL)
- Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng đối với hàng LCL
- Thông tin: Closing time, VGM cut-off time và cả Shipping Instruction cut-off time.
